OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA) adalah sebuah sistem berbasis telekomunikasi yang bertugas mengumpulkan, memproses, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik antar individu dalam suatu perusahaan. Jadi dapat disimpulkan otomatisasi kantor adalah sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi baik formal dan informal di dalam suatu perusahaan. [1]Dan  otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. otomatisasi kantor berawal pada tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Para pengguna otomatisasi kantor pada biasanya adalah seorang Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi lainnya.sedangkan sekretaris ditugaskan untuk menangani korespondensi, menjawab telpon dan mengatur jadwal pertemuan. Danpegawai administrasi ditugaskan seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Otomatisasi kantor sangat bermanfaat bagi peningkatan produktifitas kantor berikut adalah manfaat dari sistem otomatisasi kantor :

1.           Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.

2.           Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

3.           Pemecahan masalah Kelompok/Tim.

4.           Pelengkap–BukanPengganti

Otomatisasi kantor juga memiliki banyak aplikasi berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor :[2]

1.     WORD PROCESSING

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Aplikasi tersebut memberikan banyak bantuan terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

2.     ELECTRONIK MAIL

Electronic mail atau yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memudahkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3.    Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Contoh software: Voice Connector 

4.     ELECTRONIC CALENDARING

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.aplikasi ini bersifat khusus,  karena aplikasi ini hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5.     AUDIO CONFERENCING

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Aplikasi ini tidak memerlukan komputer ia hanya memerlukan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6.     VIDEO COFERENCING

Aplikasi ini dapat melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi vidio conferencing ialah:

1. Video satu arah dan audio satu arah

2. Video satu arah dan audio dua arah

3. Video dan audio dua arah

 7.        COMPUTER CONFERENCING  

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.

8.         FACSIMILE TRANSMISSION

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9.         VIDEOTEXT

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10.        IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.

Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

Contohnya : situs penyedia seperti photobucket

11.       DESKTOP PUBLISHING

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

Tujuan Otomatisasi Kantor :

•           Penggabungan dan penerapan teknologi.

•           Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.

•           Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.

---

[1] Wikipedia, “Otomatisasi Kantor”, diakses dari http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor, pada tanggal 9 februari 2014 pukul 18.00

[2] Rininda dhee,”Otmatosasi Kantor”, di akses dari http://rininda.blogspot.com/2013/03/otomatisasi-kantor.html pada tanggal 9 febuari 2014 pukul 16.00