Otomatisasi
kantor Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation
disingkat OA) adalah sebuah sistem
berbasis telekomunikasi yang bertugas mengumpulkan,
memproses, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik antar
individu dalam suatu perusahaan. Jadi dapat disimpulkan otomatisasi kantor
adalah sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi baik formal dan
informal di dalam suatu perusahaan. [1]Dan
otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana
untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan
pekerjaan. otomatisasi
kantor berawal pada tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing
untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun
1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna otomatisasi kantor
pada biasanya adalah seorang Manajer, orang yang
bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional,
menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan
pegawai administrasi lainnya.sedangkan sekretaris ditugaskan untuk menangani
korespondensi, menjawab telpon dan mengatur jadwal pertemuan. Danpegawai administrasi ditugaskan seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen
dan mengirimkan surat.
Otomatisasi kantor sangat
bermanfaat bagi peningkatan produktifitas kantor berikut adalah manfaat dari
sistem otomatisasi kantor :
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
2. Komputer tidak
menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim.
4. Pelengkap–BukanPengganti
Otomatisasi kantor juga memiliki banyak aplikasi
berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor :[2]
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan
elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk
membuat dokumen ketik atau cetak. Aplikasi tersebut memberikan banyak bantuan
terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk
membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota
lain.
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail atau yang dikenal dengan e-mail adalah
penggunaan jaringan komputer yang memudahkan pemakai untuk mengirim, menyimpan
dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan
penyimpanan.
3. Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail.
Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan
tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon
untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Contoh software:
Voice Connector
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan
komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh
manajer.aplikasi ini bersifat khusus, karena aplikasi ini hanya menyusun terjadinya
komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan
komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang
tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Aplikasi ini tidak
memerlukan komputer ia hanya memerlukan fasilitas komunikasi audio dua arah.
6. VIDEO COFERENCING
Aplikasi ini dapat melengkapi signal audio dan signal
video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio
dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar
suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi vidio
conferencing ialah:
1. Video satu arah dan audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan
komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran
informasi selama proses terjadinya konferensi. Contoh aplikasi sama seperti
AUDIO CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax,
adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada
ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan
memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat
berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder
pada komputer.
10. IMAGE STORAGE
AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang
besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat
dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah
mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang
berupa microfilm dan microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang
diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Contohnya : situs penyedia seperti photobucket
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output
tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang
beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan
desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi
administrasi dan teknis.
Tujuan Otomatisasi Kantor :
• Penggabungan dan penerapan teknologi.
• Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
• Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.
[1] Wikipedia, “Otomatisasi Kantor”, diakses dari http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor,
pada tanggal 9 februari 2014 pukul 18.00
[2] Rininda dhee,”Otmatosasi
Kantor”, di akses dari http://rininda.blogspot.com/2013/03/otomatisasi-kantor.html
pada tanggal 9 febuari 2014 pukul 16.00
